Come scrivere e-mail efficaci

Come scrivere e-mail efficaci

La posta elettronica ormai è diventata uno strumento indispensabile nel lavoro di tutti i giorni della maggior parte delle persone.
Capita spesso che, in ufficio, si perda molto tempo per scegliere le parole giuste per scrivere o rispondere ad un’e-mail. La conseguenza è la distrazione.

È possibile migliorare l’efficacia delle tue e-mails ed ottimizzare, di conseguenza, la gestione del tuo tempo al lavoro in poche semplici mosse:

1.SALUTA in modo appropriato
Ci sono persone che iniziano direttamente a scrivere il testo dell’e-mail, saltando a piè pari il “ciao”. Errore: è buona norma e buona educazione iniziare un’e-mail con un saluto. Chiaramente il tipo di saluto deve variare in base al destinatario.

2.Vai DRITTO AL PUNTO della questione.
Il tuo interlocutore non vuole leggere giri di parole o perdere tempo, esattamente come te.
Nel caso fosse necessario includere un certo numero di dettagli è bene farlo, ma ricorda che se anticipi subito la questione più importante è più probabile che la tua mail riceva una risposta tempestiva

3.Vale la LEGGE DELLE 5 RIGHE
Cerca di mantenere la tua e-mail il più breve possibile. Scrivi paragrafi brevi composti da frasi dirette. Impara ad essere sintetico ma esauriente.

4.Gli ELENCHI NUMERATI possono aiutare
Se hai parecchie domande da fare o molte affermazioni da sottoporre all’attenzione del tuo interlocutore ottimizza la tua e gestione del tempo servendoti di elenchi o numerazioni. Faciliterai il destinatario nella lettura e nella compresione.

5.RILEGGI la mail prima dell’invio e usa il CONTROLLO ORTOGRAFICO
Un errore di battitura o di ortografia può alterare il significato di una parola o, comunque, farti fare une figuraccia. L’uso del correttore ortografico come funzione attiva di default può aiutare ma i tuoi occhi e il tuo cervello durante la rilettura del testo sono sicuramente più efficaci.

6.Rendi utile la tua FIRMA
Hai una firma preimpostata per le tue e-mail? Rendila utile sia per te che per il destinatario.
In che senso? Potresti includere un link al tuo sito web o al sito della tua azienda, l’indirizzo, il numero di telefono, link ai tuoi account social e molto alto.

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