Come preparare una video call: strumenti e tecniche per gestirla al meglio

Come preparare una video call: strumenti e tecniche per gestirla al meglio

Quando si lavora in smart working da casa spesso lo si fa in solitudine, ma altrettanto spesso può capitare di doversi sentire con i propri colleghi per condividere alcune fasi del progetto o di dovere interagire con clienti e/o fornitori per confrontarsi, spiegare meglio i dettagli, avere delle conferme. Questo può avvenire con una video call che altro non è che una telefonata condivisa con tanto di video.

Con queste due parole, infatti, si intende una chiamata fatta tramite Internet (dal computer, tablet o smartphone) che prevede appunto che gli interlocutori si vedano tramite una webcam. Se, quindi, il tuo cliente ti ha fatto espressamente questa richiesta, va da sé che non potrai proporgli a tua volta una telefonata vocale. Anche perché, oltre a vedere te, potrebbe voler vedere uno schermo o condividere il suo.

E come far sì che tutto vada per il meglio, per evitare che magari, mentre il cliente sta per fornire una risposta tanto attesa, si scolleghi tutto, non si senta più nulla, ci sia un’interferenza? Be’, la parola d’ordine è organizzazione. Progettare tutto molto prima che avvenga la telefonata.

Stai tranquillo: ti sembrerà solo inizialmente una perdita di tempo, dopo sarà tutto guadagnato e aggiungerà al tuo lavoro ancora più qualità.

Ecco allora alcuni consigli pratici per fare la tua video call o telefonata condivisa. 

Prepara microfono e webcam

Sembra scontato e invece non lo è. Magari si pensa che bastino gli auricolari del proprio cellulare, ma se vuoi garantirti alta qualità e soprattutto fare una video call in tranquillità, sarebbe meglio avere un microfono per il tuo computer o delle cuffie con microfono. (scopri le nostre offerte –>https://www.euroffice.it/cuffie-smart-working)

La qualità audio va testata prima della call, pertanto, indipendentemente dallo strumento che scegli per il tuo meeting (ne parliamo sotto), ti consigliamo di fare una prova audio chiamando magari qualcuno (amico, parente, collega) che non sia nella tua stessa stanza o nella stessa casa così da evitare eventuale rimbombo. Se vi sentite alla perfezione, se l’audio è sempre nitido, ok, ci siamo!

Fa’ una prova anche con la webcam che può essere già incorporata nel tuo device o che devi prendere apposta. Questa prova ti serve non solo per testare la qualità del video, ma soprattutto per capire quale sia la migliore inquadratura possibile. Evitare di essere troppo vicino allo schermo, di avere il mento troppo in alto, di essere troppo lontano ecc… In una videocall, ma vale anche se la telefonata dovesse essere da whatsapp, è bene dare la sensazione di essere tutti perfettamente visibili, come se ci si incontrasse dal vivo.

Presta attenzione al “set” e al look

Ti sembrerà strano, ma non devi trascurare il set, inteso come ambientazione. Con una videocall colleghi, clienti e fornitori “entreranno” in casa tua, nel tuo mondo. Pertanto prepara al meglio la stanza da dove ti collegherai, concentrandoti sulla parete che avrai dietro

Se possibile scegline una bianca e vuota in modo che sia neutra. Se non puoi, scegli una parete con dei libri dietro, un bel quadro o una pianta. Niente poster che possano indicare appartenenze politiche o gusti estremi: in fondo quella è la tua vita privata!

Occhio anche a come ti presenti: niente pigiama, né sopra né sotto. Cerca di essere vestito come se l’appuntamento fosse dal vivo quindi sì a un abbigliamento anche casual ma curato. La videocamera a volte imbruttisce o mette in evidenza alcuni difetti, cercare di apparire in ordine sarà più piacevole per chi ti vede, specie se è un cliente o fornitore, ma anche per sentirti più sicuro/a. Inoltre, essere vestito di tutto punto ti “salverà” nel caso in cui dovesse capitare di alzarti per andare in bagno o a bere: eviterai che gli altri vedano che il maglione è abbinato a una tuta o al pigiama!

Prepara l’agenda e il materiale dell’incontro

Non improvvisare: le call sono molto più difficili degli appuntamenti dal vivo e non è facile gestirle. Pertanto prima di iniziare, specie se hai indetto tu la riunione, condividi l’agenda dell’incontro, con argomenti e tempistiche. Questo farà sì che i tuoi interlocutori si preparino prima. Sarebbe quindi meglio inviare l’agenda qualche ora prima insieme ai dettagli sul collegamento (piattaforma usata, orario ecc…). Prepara già anche il materiale: se devi mostrare delle slide, un sito web, dei video, fa’ in modo di avere già tutto con te al momento del collegamento. Eviterai di perdere tempo nel cercare tutto e di tediare chi ti aspetta. 

Scegli lo strumento giusto

In molti conoscono Skype perché è lo strumento forse più diffuso nel mondo del lavoro. Ma Skype presuppone che si debba scaricare l’app sul computer e magari non tutti potrebbero averlo già. Un’alternativa a Skype potrebbe essere Whereby. Non bisogna scaricare nulla e a tutte le persone, per collegarsi, basta semplicemente un link.

Cosa bisogna fare? Si inizia con il creare una “room link” ossia una stanza che avrà un suo url e le si dà un nome che può coincidere con quello di chi organizza la call o dell’azienda. Dopodiché basta condividere l’url perché le persone interessate entrino nella stanza dove avviene la conversazione. 

Un’altra alternativa può essere Zoom. Nella versione free, è possibile far partecipare fino a 100 persone e per 40 minuti. Sia Whereby che Zoom consentono di condividere lo schermo, di chattare, di fare una call con o senza video così come di connettersi tramite lo smartphone.

E ora sei pronto a fare la tua prossima video call?

Se pensi che la tua postazione a casa abbia bisogno di alcuni degli accessori che abbiamo menzionato nel nostro articolo, ti invitiamo a dare uno sguardo alle nostre proposte ( https://www.euroffice.it/smart-working). Abbiamo selezionato infatti alcuni prodotti per facilitare lo smart working e la collaborazione da remoto, offrendoli a prezzi convenienti per rendere questi momenti meno complessi da affrontare.

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