Come gestire le e-mail in maniera efficiente

Come gestire le e-mail in maniera efficiente

L’ invasione dell’inbox potrebbe essere un serio intoppo per la produttività lavorativa.
Molto spesso la “sbirciatina” alle mails in arrivo sono causa di una diminuzione dell’attenzione riguardo agli obiettivi da portare a termine. È innegabile che la miriade di mail di fornitori, richieste di clienti, comunicazioni da parte dei colleghi, mail pubblicitarie siano una distrazione.

Bastano pochi semplici accorgimenti per liberarsi di questo problema, organizzandosi nel modo giusto.
Il segreto è un corretto smistamento:

Step 1 – Ragiona per importanza per non perdere il focus. Individua basandoti su oggetto e mittente quali e-mail hanno priorità perchè sono utili al raggiungimento degli obiettivi e rispondi per prima cosa a queste. Se la tua e-mail lo consente puoi servirti dei filtri di posta elettronica per modificare automaticamente l’ordine le e-mail in arrivo.

Step 2 – Elimina subito spam, e-mails pubblicitarie o di nessun interesse.

Step 3 – Archivia in una specifica catella predefinita ciò che non è immediatamente importante ma che desideri conservare e leggere in un secondo momento.

Step 4 – Applica la “legge dei 2 minuti”: rispondi nell’immediato a quelle e-mail che non richiedono più di due minuti. Farai prima a sbrigare la questione piuttosto che a destinarla a qualche cartella.

Step 5 – Leggi la mail solo 3 o 4 volte al giorno.

Hai più account e-mail da gestire? Esistono alcune app utili e gratuite che ti permettono di tenere monitorati tutti gli account in modo da non perderti nemmeno un messaggio.

Eccone alcuni esempi:

  • K-9 Mail
  • MailDroid
  • Boomerang
  • Aqua Mail
  • Pigeon

Buon lavoro!

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